DAYLITE KAŽDODENNÝ

Tento príspevok absolútne nesúvisí s našou prácou, ktorú nájdete v hornej menu lište, ale aj napriek tomu sa týka našej práce. Administratíva za našimi procesmi je taktiež práca, no nie? Ukážeme vám pár “zákulisných” informácií o softvéri na “Manažment vzťahov so zákazníkmi + Projektový Manažment” (CRM+PM), ktorý sme začali používať pred niekoľkými mesiacmi.
 

AKO SME VYBRALI NAJLEPŠÍ CRM+PM SOFTVÉR PRE NAŠE ŠTÚDIO?

Hľadali sme hotové riešenie – softvér, ktorý by nám pomohol udržiavať všetku prácu a s ňou spojenú komunikáciu na jednom mieste. Softvér s intuitívnym prostredím ale zároveň bohatý na nástroje a funkcie. Niečo pekné a user-friendly.
 

 

1. STANOVILI SME PODMIENKY NA CRM+PM SOFTVÉR

– Operačný systém: mal by pracovať na Mac OSX + iOs a ideálne aj na Windowse a Androide (máme radi všetko prepojené)
– Desktopové riešenie: uprednostňujeme kombinácie Desktop&Online riešení namiesto tých čisto Online-ových – pri práci online často vznikajú problémy typu: dokumenty sa neuložia správne, internetové pripojenie je limitované, problémy so synchronizáciou, (Facebook je teraz tak blízko a človek ho musí častejšie kontrolovať), atď…
– User-friendliness: chceli by sme byť schopní sami pochopiť ako softvér funguje namiesto strácania času pri lúštení dlhých manuálov… pozn. intuitívne prostredie
– Synchronizácia v reálnom čase: všetkých našich kontaktov, kalenárov, projektov, úloh,,… na všetkých našich zariadeniach (každá minúta je cenná)
– Cloudové úložisko: kompatibilita s Dropboxom, Google Drive alebo iným cloudovým úložiskom by bol bonus

– Projektové priečinky: požadovali sme priečinky, ktoré by obsahovali všetky potrebné projektové informácie o projekte ako úlohy, stretnutia či iné udalosti z kalendára, komunikáciu, súbory, súvisiace kontakty (klienti, dodávatelia, projektoví administrátori a ďalší účastníci),…
– Ganttove diagramy alebo časové osi: najviac user-friendly spôsob plánovania a organizovania projektov a zdrojov (v našom prípade vyťaženosť účastníkov, zamestnancov, 3D tlačiarní,…) je podľa nášho názoru vizuálna časová os
– Mind-mapping: možnosť vytvárať vizuálne prehľady projektov, zamestnancov, úloh,…
– Smart priečinky: chceli sme systém, prehľad v podobe priečinkov s vyfiltrovanými projektami: fakturovanými / po splatnosti / otvorenými / ukončenými, či napríklad projektami: na 3D tlač / v priebehu 3D tlače / 3D vytlačenými, alebo príležitosti získané / stratené, atď.. (alebo napríklad priečinok obsahujúci všetky projekty, ktoré sú na základe pokročilého vyhľadávania: 1. ukončené, 2. fakturované, 3. neuhradené 4. v kategórii 3D tlač 5. a klientom je firma ABC)
– Smart filtre: možnosť pokročilého vyhľadávania a následného filtrovania kontaktov, kalendárov, úloh a projektov, prosím pekne
– Kategórie a Tagy: potrebovali by sme, aby boli všetky informácie kategorizovateľné a tagovateľné – tieto by boli následne často využívané v pokročilom vyhľadávaní a smart filtroch (a život by bol o toľko jednoduchší!)
– Linkovanie: vytváranie vzťahov a väzieb medzi kontaktami, projektami, spoločnosťami, úlohami a udalosťami
– Delegovanie: úloh / udalostí / projektov na ďalších užívateľov
– Notifikácie: úlohy pred splatnosťou / po splatnosti, stretnutia, udalosti
– E-mailová integrácia: možnosť pripojiť akúkoľvek e-mailovú komunikáciu ku konkrétnym projektom by viedlo k výbornému komunikačnému úložisku
– Instantné správy: chat je rýchlejšia a v mnohých prípadoch efektívnejšia forma komunikácie ako e-mail
– Komentáre: užívatelia by mali mať možnosť komentovať úlohy, projekty a podobne… celá komunikácia by teda bola presne tam, kde je najpotrebnejšia
– Multi-funkčné poznámky: písanie, vkladanie obrázkov, videí, grafov, checkbox zoznamov… to všetko v jednom okne, ktoré by bolo pripojené ku konkrétnym úlohám, udalostiam, stretnutiam, projektom, kontaktom,… vďaka čomu by sme na poznámky nemuseli používať iné aplikácie ako napríklad MS OneNote (ktorá je mimochodom výborná!), alebo stovky listov papiera, keď už o tom hovoríme
– Súbory & Prílohy: úložisko súborov by mohlo byť aj vrámci softvéru
– Zdieľanie súborov
– Meranie času

– Marketingový manažment: možnosť vytvárania marketingových prehľadov (ako napríklad informácie o prvom kontakte so zákazníkom / zdroj zákazníka / spätná väzba / priebeh komunikácie / schválenie prípadne odmietnutie zverejnenia produktu vrámci referencií / …)
– Finančný manažment: finančné prehľady, rozpočtovanie, tvorba cenových ponúk, faktúr, preberacích protokolov,… smart priečinky združujúce projekty podľa faktúr (fakturovať / fakturované / neuhradené / po splatnosti / uhradené / …), smart reporty (príklad: 1. všetky fakturované projekty 2. kategórie Animácie 3. z marca 2015 / …) alebo smart kalkulácie na základe projektovej kategórie, klienta, roku,… (výnos – náklad = zisk + DPH)

2. VYSKÚŠALI SME A ZHODNOTILI KAŽDÝ JEDEN Z TÝCHTO MNOHÝCH SOFTVÉROV

ACT!, ActiveColab, Asana, AtTask (now Workfront), Basecamp, Base CRM, Capsule CRM, Celoxis, Clarizen, Close.io, Cmap tools, Daylite, Easy projects, Elements CRM, EPM Live, Fasttreck schedule, Flow, Gantter, Highrise, Insightly, Liquidplanner, Mavenlink, Maximizer CRM, MS Project, Netsuite CRM, Omnifocus + Omniplan, Pagico, Podio, Plan It, Producteev, ProjectPlace, ProWorkflow, Salesforce, Skylight, Smartsheet, Soho organizer, StudioCloud, Studiometry, Sugar CRM, Things, Todoist, WORKetc CRM, Wrike, Zapier, Zoho CRM, 5pm

3. VYBRALI SME SI JEDEN…

A víťazom sa stáva… Daylite from Marketcircle!!!

Súboj bol tvrdý, ale Daylite vyhral aj napriek tomu, že nespĺňal všetky naše očakávania. Je to ten najlepší CRM softvér, aký sa nám dostal do rúk a za to by sme dali 5 hviezdičiek *****. Určite existujú lepšie alternatívy pre projektový a finančný manažment, ale kedykoľvek sme vyskúšali iný softvér, našli sme také neodpustiteľné nedostatky, prípadne niečo čo sme považovali za samozrejmé úplne chýbalo, že sme sa vždy vrátili k Daylite.
 

DAYLITE OD MARKETCIRCLE

 
– Operačný systém: pracuje len na Mac OSX + iOs (ale áno, všetko je krásne prepojené)
– Desktopové riešenie: áno! je to desktopové riešenie synchronizujúce sa na všetkých našich zariadeniach vďaka vlastnému Daylite Serveru
– User-friendliness: áno! veľmi pekné a intuitívne prostredie
– Synchronizácia v reálnom čase: áno! všetky naše kontakty, kalendáre, projekty, úlohy,… na všetkých našich zariadeniach – je to skvelé!
– Cloudové úložisko: nie, nekompatibilné ani s Dropboxom, ani s Google Drive, ani s akýmkoľvek iným cloudovým úložiskom, buď tam môžeme skopírovať link na konkrétny projekt na Dropboxe, alebo pripojiť súbor priamo do Daylite (ktorý je následne uložený na náš Daylite Server)

– Projektové priečinky: áno! všetky informácie o projekte sú na jednom mieste
– Ganttove diagramy alebo časové osi: nie, bohužial ani Ganttov diagram ani časová os, aspoň nie to čo sme si predstavovali. Nachádza sa tu taká jednoduchšia časová os, ktorá nám aspoň pomáha orientovať sa v ktorom štádiu sa projekt nachádza a je tu aj celkom dobrý smart kalendár, s ktorým sa dá tiež pomerne dobre plánovať
– Mind-mapping: nie, nie, nie, .. nič ani len vzdialene podobné
– Smart priečinky: áno! vďaka nim je všetko veľmi prehľadné
– Smart filtre: áno!
– Kategórie a Tagy: áno!
– Linkovanie: áno! všetko je prepojené a veľmi to pomáha v orientácii – medzi projektami si môžeme tvoriť väzby a vzťahy ako sa nám zachce
– Delegovanie: áno!
– Notifikácie: áno!
– E-mailová integrácia: áno!
– Instantné správy: nie
– Komentáre: nie, bohužiaľ nie
– Multi-funkčné poznámky: bohužiaľ nie, iba veľmi jednoduché – s možnosťou písania a pridávania obrázkov do prílohy
– Súbory & Prílohy: áno! všetky sa ukladajú na náš Daylite Server, používame okrem toho však aj Dropbox cloudové úložisko
– Zdieľanie súborov: nie, pre tieto účely však používame Dropbox, FTP server alebo Wetransfer
– Meranie času: nie, aspoň nie priamo, existuje však plugin od iOSXpert, Time&Budget, ktorý je na to určený

– Marketingový manažment: nič veľké, ale nachádza sa tu možnosť vytvárania tzv. formulárov a to je v podstate všetko čo potrebujeme na ukladanie marketingových dát
– Finančný manažment: nie, nie, nie – Daylite rozhodne nie je softvér na finančný manažment – je tu pekná funkcia na vytváranie cenových ponúk vrámci každej projektovej príležitosti, zároveň je tu aj dobrý nástroj na vytváranie smart priečinkov obsahujúcich projekty (napr. pripravené na fakturáciu / fakturované / neuhradené / po splatnosti / uhradené / …) vyfiltrované podľa kategórií, tagov, projektového statusu alebo štádia, ale to je tak všetko. Je tu možné buď vytvárať finančné prehľady pomocou vyššie spomenutých formulárov, alebo využiť jednoduchý plugin na rozpočtovanie taktiež spomenutý vyššie, prípadne kompletné financie nechať na úplne iný softvér, ktorý s Daylitom spolupracuje a informácie medzi nimi sa synchronizujú v reálnom čase (napríklad Billings Pro od Marketcircle alebo Totals od Kedisoft prostredníctvom pluginu TotalsConnector od iOSXpert).
 
vs.
 
Momentálne sa rozhodujeme pre najlepšie riešenie finančného manažmentu pre nás. Budeme vás informovať, pre aké sme sa rozhodli.

Budeme radi ak sa s nami podelíte o skúsenosti s dobrými CRM+PM a finančnými softvérmi.

Prajeme krásny deň!